ペーパレスで業務の効率化

ＪＡ菊池はタブレットの活用によるペーパレス(ＰＬ）で、業務の効率化を進めています。「デジタル化に伴う職員のスキル向上」「用紙削減による環境への配慮」「データ化による保管資料の削減」などを目的に進めています。

本所総務部では部室長、中央支所長以上が出席し、定期的に月２回開く企画会議などでタブレットを使用し、紙の使用を減らすことはもちろん、資料作成の業務軽減につなげています。また、会議資料をデータ化し、全職員が閲覧できるようにしており、協議内容の周知、意識の統一を図っています。

 

ペーパレス化には紙や印刷代などのコストの削減、文書検索などの業務効率、重要書類の紛失や盗難リスクの削減、セキュリティー対策強化などのメリットがあり、そのことにより職員の業務へのゆとりも生まれます。

共済部保全課では、２０２２年４月より契約の異動手続きについてもＰＬが可能となり、ＰＬ割合の拡大に取り組みました。保全課職員による研修や窓口巡回を重ね、月平均６００件の事案の８５％超をＰＬ手続きで行っています。書類の送付や手入力作業の事務処理削減もあり、残業時間も確実に減らしており、共済専用タブレットを活用し、契約者宅への訪問時にタブレットによる受付をすることで、迅速な対応ができるようになりました。